cleanprice
Loading...
Журнал «Все для химчистки и прачечной»
Поиск
Language
Вопросы
Регистрация
Вход
Журнал
Пособия
Журнал
Пособия
Вход
Регистрация
Поиск
Вопросы
Language

Автоматизация. Быстро, качественно… эффективно

11.05.2021
Автор статьи: Зотов Игорь

Зотов ИгорьСчитается, что автоматизация бизнеса — это веяние нового времени, и нужна она только крупным компаниям, а малый и микробизнес могут без неё обойтись. И должны обходиться, потому что это всегда «дорого, и нам вообще не надо, мы по старинке, на бумажках». И здесь стоит сразу вывести первое правило: «Автоматизация не должна быть излишней, перегруженной и не должна стоить дороже той дополнительной ценности, которую она создаёт».

Тем не менее, есть очень много компаний, считающих, что никакая автоматизация им не нужна. Что их сотрудники работают правильно и результативно, что все внутренние правила соблюдаются, а в низких показателях виноваты лишь внешние факторы. Об автоматизации думают как о вынужденной мере, как о неоправданной трате, как о волшебной дорогой таблетке от всех проблем. Очень часто это является заблуждением. В этой статье мы поговорим о том, какие плюсы несёт в себе автоматизация бизнес-процессов, как превратить на первый взгляд затратный процесс в эффективные инвестиции, и почему не работает матрица «качественно-дёшево-быстро (выбери два варианта)».

Химчистка «Luxdry», Казань

Химчистка «Luxdry», Казань. Автоматизирована сеть приемных пунктов и рабочие места в цехе. Контроль процессов осуществляется при помощи аналитических модулей.


«ДО ЧЕГО ДОШЁЛ ПРОГРЕСС…»

То, что автоматизация полезна, мы знаем с детства. Вспомните фильм «Приключения Электроника»! Если смотреть между кадров, то можно увидеть, как упрощает компьютер достижение целей. Победа в хоккейном матче, решение математических задач, написанные сочинения и пение в хоре голосом профессионального певца — всё это процессы, на которые у Сыроежкина уходило много времени, энергии и сил, но все безрезультатно. Но стоило на сцене появиться Электронику, всё изменилось.

Фильм вышел в 1979 году по мотивам повестей Евгения Велтистова, написанных в 60-х. Это было время повального увлечения роботизацией, и все верили, что в обозримом будущем роботы действительно заменят человеческий труд.

Будущее наступило, а вместе с ним пришло осознание того, что автоматизация — удел богатых. Давайте же вместе попробуем развеять этот миф и поймём, что же является залогом успешной автоматизации, какие действия для этого нужно предпринять и без чего автоматизация может принести разочарование от бесцельно потраченных средств.

ЦЕЛЬ ОПРАВДЫВАЕТ СРЕДСТВА

Первое и самое основное, с чего начинается каждый процесс автоматизации — это постановка цели. Очень важно ответить себе на вопрос: «А чего я хочу добиться в итоге?». Это желание формируется из трудностей, с которыми собственник сталкивается регулярно в процессе ведения бизнеса. Трудности, проблемы — это преграды, мешающие нормальному развитию компании. Они отвлекают на себя внимание собственника, заставляют его быть погруженным в решение рутинных задач и мешают концентрироваться на достижении глобальных, главных целей.

Задача автоматизации — освободить собственника от текучки, рутины. Позволить ему поднять голову и оглядеться. А задача собственника — предельно открыто, честно сформулировать эти трудности и поставить для себя чёткую цель по их устранению. Для этого существует ряд вопросов, ответы на которые как раз и помогают взглянуть на свой бизнес со стороны. Вот некоторые из них:

1.     На что я трачу свое время в бизнесе? Вопрос поможет вам взглянуть на собственную продуктивность. Вы вынуждены каждый день тратить время на личный контроль всех процессов? Перемещаетесь с фабрики на приёмный пункт и обратно, стараясь не упустить ни одной детали, а Ваш рабочий день напоминает беличье колесо? Пришло время признаться себе в этом и решить, этого ли вы хотели, когда начинали свой бизнес?

2.     Устраивает ли меня существующее положение дел? К решению об автоматизации просто так не приходят. И из-за того, что «так делают все» её не проводят. Катализатором этого решения всегда выступает что-то, что не устраивает. Так ответьте сами себе на этот вопрос! Ваши приемщицы к концу дня устают настолько, что совершают ошибки в БСО (бланки строгой отчетности), приводящие к конфликтам и судебным разбирательствам с клиентами? Или постоянно теряются вещи в цехе, а чтобы найти того, кто выполнял работу надо проводить целое расследование?

3.     Что именно меня не устраивает сегодня? Когда мы поняли, что нас что-то не устраивает, самое время понять — что именно. Знаем ли мы, что наши приемщики, технологи и исполнители честны перед нами? А можем ли утверждать об этом со 100% уверенностью? А наши курьеры, водители — чем они занимаются в течение дня, с момента выезда с фабрики и до момента возвращения? Уверены ли мы, что работаем на максимуме?

4.     Что бы меня устроило? После понимания того, что не устраивает, следует обозначить то, что хочется. Нарисовать у себя в голове ту картинку, к которой мы стремимся. Мы хотим, чтобы бизнес работал без нашего прямого вмешательства? Чтобы наш персонал выполнял работу на 100% и более, а нам не приходилось стоять у них над душой для этого? Организовать выездное обслуживание и выйти на новые рынки? А осуществлять контроль по чётким и прозрачным показателям в режиме реального времени? И чтобы клиенты были довольны и лояльны? Чтобы их количество увеличилось с каждым днём, а вместе с этим рос и показатель среднего чека?

А теперь спросите себя, можно ли добиться этого без автоматизации? Думаю, что вы уже поняли, что без хорошего помощника здесь не обойтись, а нанимать армию ассистентов и консультантов, которые бы помогали в решении этих вопросов, — непозволительная роскошь. Тем более, что помочь в реализации этих пожеланий сможет автоматизированная система учета.

Без автоматизации не получится организовать правильный и оптимальный учет при выездном обслуживании, ускорить прием вещей на пункте, перейти на онлайн-работу. Не выйдет быстро и точно высчитывать сдельную оплату труда и мотивировать персонал. А значит освободиться от ежедневной рутинной работы и заняться развитием своего бизнеса.

ДОЛГО — НЕ ЗНАЧИТ КАЧЕСТВЕННО

После того, как определены цели, приходит время подумать о сроках. Через какое время я хочу решить поставленные задачи? Это очень важный вопрос, потому что автоматизация — это важный актив и затраты на ее проведение — это инвестиция в будущее компании. А инвестиция должна приносить доход. Это аксиома!

В современном менеджменте цель, не определенная во времени, — целью не является. Это мечта, «хотелка», желание, но не цель. Именно поэтому важно точно определить границы и обсудить их с вендором — компанией-партнером, таким как Компания «АГБИС», которая будет помогать реализовать поставленные цели на практике. Когда все участники процесса автоматизации будут чётко знать, чего именно и за какой период необходимо достичь, тогда появится возможность составить точный план действий, определить контрольные точки и двигаться в соответствии с ними.

Срок внедрения напрямую зависит от поставленной цели. И от количества процессов, которые необходимо автоматизировать. Но это не значит, что реализация поставленной цели — автоматизировать все процессы в компании — это надолго. Дело в том, что многие процессы протекают параллельно, а значит, автоматизация этих процессов может проходить одновременно. Это такие процессы как:

  • автоматизация приёмных пунктов;
  • автоматизация водителей;
  • автоматизация цеха/фабрики;
  • автоматизация контроля/отчетности;
  • запуск сайта и мобильного приложения;
  • автоматизация call-центра.

Каждый из этих процессов протекает параллельно, а автоматизация каждого из них позволяет создать единое информационное пространство, экосистему, которая сделает контроль более комфортным для собственника.

Мы в Компании «АГБИС» на протяжении последнего года начинаем каждый процесс автоматизации с заполнения анкеты. Помимо вопросов о количестве рабочих мест и направлениях, в которых работает заказчик, там есть пункт о целях и задачах, а также об ожиданиях. С момента внедрения анкеты её заполнили более сотни раз. Анализ ответов наших клиентов позволяет нам сделать выводы о том, чего именно чаще всего хотят наши клиенты. А также, что подобные вопросы лучше всего задавать собственникам и высшим руководителям, чем линейному персоналу, потому что только собственник знает, что нужно его бизнесу.

КАЧЕСТВЕННО — НЕ ЗНАЧИТ ДОРОГО

Распространённое заблуждение, с которым приходится сталкиваться, заключается в том, что автоматизировать все процессы дорого. И возникает выбор, в ходе которого поставленные ранее цели «идут под нож». Но «дорого» здесь понятие относительное.

Оценивать стоимость автоматизации принято не по начальным вложениям, а по той пользе, которую она приносит бизнесу. В управленческом учёте этот показатель называется ROI (от англ. return on investment) — финансовый коэффициент, иллюстрирующий уровень доходности или убыточности бизнеса, с учетом суммы сделанных инвестиций. Он рассчитывается, как сумма дополнительного дохода на каждый вложенный рубль, и при нормальных значениях не должен быть ниже единицы. Как мы уже выяснили в начале статьи, автоматизация бизнес-процессов есть инвестиция в развитие компании, а значит главное здесь — получить больше, чем инвестировал.  При этом начальные расходы на автоматизацию можно минимизировать. Для этого у Компании «АГБИС» существует несколько способов приобретения программных продуктов. В зависимости от поставленных целей создаётся калькуляция необходимых модулей системы, составленная по двум типа приобретения — покупке и аренде. На основании этой калькуляции делается автоматический анализ, учитывающий совокупные инвестиции с горизонтом планирования 15 месяцев. В аналитической справке указывается выгода между типами приобретения с абсолютным значением (т. е. сколько денег можно сэкономить при выборе того или иного типа), процентное значение экономии при выборе одного из типов, сравнительная выгода в месяц и срок окупаемости единовременных вложений против ежемесячных платежей. Эта информация даёт прозрачность выбора заказчику и позволяет определиться с типом приобретения.

ВЫВОДЫ

Сотни реализованных проектов по автоматизации компаний сферы бытовых услуг позволяют нам сделать ряд умозаключений и выводов.

Первое. Неудовлетворение от проведённой автоматизации — есть расхождение между полученным результатом и поставленной на старте целью. Это возможно по многим причинам, но главное — все поправимо. Мы не стоим на месте, а постоянно развиваемся, улучшая свои продукты и открывая новые горизонты для наших клиентов. В свете последних событий цели могли измениться. Желание развиваться через стационарные приёмные пункты могло смениться ориентацией на бесконтактное обслуживание — чистоматы. Привлечение клиентов традиционными способами, влекущее за собой большие затраты с низкой эффективностью, — на стремление развиваться в онлайн-режиме, используя мобильное приложение и сайт. Борьба за каждого клиента многих привела к развитию выездного обслуживания.

Если у вас произошло изменение целей, то стоит сразу сказать об этом! Это нормальное состояние, которое характеризует Вашу компанию как «живой» бизнес, готовый к изменениям, а не плывущий по течению обстоятельств. Для всех целей есть автоматизированные решения, сроки внедрения которых минимальны, а значит получать дополнительных клиентов и развиваться можно практически сразу.

Второе. Чем дольше проходит внедрение, тем меньше «удовлетворенность» заказчика. Именно поэтому в нашей компании существует специальный отдел по запуску новых клиентов. Это особое подразделение, основной задачей которого является сделать процесс автоматизации понятным и прозрачным для собственника, научить исполнителей работать в новой системе и сократить срок достижения цели.

С таким подходом мы «на выходе» получаем не очередной закрытый проект, а успешного партнера, который использует наши решения для роста и развития своего бизнеса. У него не возникает вопросов из разряда «что происходит?». Он обращается только с запросом «А что еще можно сделать?». И это успех. И для нас, как для разработчика, потому что наша работа была проделана с пользой, и для нашего партнера, как заказчика, потому что его бизнес получил новый виток развития, впрыск двуокиси азота, позволяющей ему на длинной дистанции вырваться вперёд в конкурентной борьбе!

Третье. Мы специально разделили программный комплекс на модули. Возможно, это иногда создаёт неудобства при попытках самостоятельно разобраться и понять, что же нужно. Но легко перекрывается возможностью использования только тех продуктов, которые создают реальную пользу вашему бизнесу. Каждый модуль системы «АГБИС» автоматизирует определенные процессы в компании, работая в связке с другими модулями. В зависимости от поставленных целей и имеющегося бюджета можно по-разному комплектовать модули, добиваясь необходимого результата.

Подобный подход отчасти объясняет отсутствие «коробочного» продукта и демонстрационных версий, ведь настройка происходит под каждого заказчика и его цели. Универсальность, конечно, имеет свои плюсы, но, когда речь заходит о возврате инвестиций, индивидуальный подход становится более предпочтительным.

Стойка администраторов в химчистке iCleaning г. Москва

Химчистка "ICleaning", Москва. Автоматизированы процесс приёмки заказов, рабочие места в цехе и конвейер для готовых заказов

Агбис, компания
https://www.cleanprice.ru/company12.html

Агбис - это специализированное программное обеспечение для автоматизации химчисток и прачечных, позволяющее построить эффективное управление и упростить контроль над всеми процессами предприятия химчистки
Поделиться
  1252
Комментарии
1000
Комментирование доступно после авторизации на сайте
Регистрация
Войти с помощью:
Опрос
 2021-06-17  дата публикации   102  проголосовали Какова ситуация с вакцинацией от коронавирусной инфекции на Вашем предприятии химчистки и прачечной?
 
Маркировка по уходу – основы
Маркировка по уходу – основы
Авторы статьи из британского журнала «Laundry and Cleaning News» Роджер Кавуд и Ричард Нил объединили усилия, чтобы изложить основы информации на этикетках по уходу и помочь точно "перевести" часто противоречивые и небрежные инструкции, вшитые производителями в одежду
 
 
Какова ситуация с вакцинацией от коронавирусной инфекции на Вашем предприятии химчистки и прачечной? Результаты опроса
Какова ситуация с вакцинацией от коронавирусной инфекции на Вашем предприятии химчистки и прачечной? Результаты опроса
Подводим итоги опроса о ситуации с вакцинацией от коронавирусной инфекции на российских предприятиях химчистки и прачечных
 
Прачечная - с нуля до 150 точек во время пандемии. Индийский опыт
Прачечная - с нуля до 150 точек во время пандемии. Индийский опыт
Представляем Вашему вниманию пример успешного старта прачечного бизнеса, по материалам журнала Clean India Journal. Прачечная Tumbledry всего за два года своего существования создала 150 предприятий для 97 франчайзи в 39 городах Индии, выполнила более 320 000 заказов от более чем 100 000 клиентов
 
При возникновении конфликта, связанного с порчей изделия, какой вариант взаимодействия с заказчиком чаще всего реализуется на Вашем предприятии? Результаты опроса
При возникновении конфликта, связанного с порчей изделия, какой вариант взаимодействия с заказчиком чаще всего реализуется на Вашем предприятии? Результаты опроса
Сегодня мы подводим итоги опроса о возможных вариантах взаимодействия с заказчиком при возникновении конфликта, связанного с порчей сданного в чистку изделия
 
Автоматизация. Быстро, качественно… эффективно
Автоматизация. Быстро, качественно… эффективно
Автор статьи рассказывает о том, какие плюсы несёт в себе автоматизация бизнес-процессов, как превратить на первый взгляд затратный процесс в эффективные инвестиции, и почему не работает матрица «качественно-дёшево-быстро»