Чистка неучтенных вещей – как тот суслик. Все знают, что она есть, но никто ее не видел! В кризисный период, когда руководство химчистки особенно усердно ищет пути оптимизации затрат, тема минимизации воровства и чистки «мимо кассы» становится наиболее актуальной. Своим опытом мы попросили поделиться Галину Логачеву, Генерального директора химчистки "Абсолютное качество", Вице-президента Ассоциации химчисток и прачечных Санкт-Петербурга.
- Статистика знает все. Очень важно при управлении химчисткой вести количественный и качественный учет параметров производства, систематизировать данные и анализировать их. Учет включает и статистику количества вещей, принятых в обработку с каждого приемного пункта, прошедших обработку в цехе, количество основных химикатов, израсходованных в цехе, количество использованных вешалок и упаковки, интенсивность использования оборудования (количество загрузок). Анализ такой статистики чрезвычайно важен при управлении, ведь с его помощью вы можете определить степень загруженности вашего оборудования, интенсивность труда персонала и необходимость замены технологии, т.е. выявить резервы для увеличения объемов производства и прибыли. Кроме того, именно такой анализ подаст Вам сигнал, что на Вашем предприятии что-то неблагополучно. Почему вдруг вырос расход химикатов, электроэнергии и воды, почему увеличилось количество загрузок машины химчистки при том же количестве принимаемых вещей, почему по выходным выручки стали падать, почему у одной смены выручка меньше, чем у другой, почему вдруг увеличилось количество возвратов? В таких случаях необходимо задуматься и усилить контроль. Например, если за месяц на вашем предприятии израсходовано 5 коробок вешалок, т.е. 2500 вешалок, а по вашим данным обработано 1900 вещей, то возникает законный вопрос, а что повесили на 600 вешалок, может это неучтенные вещи?
Давайте рассмотрим ситуации, при которых происходят злоупотребления.
Технолог чистит свои вещи или вещи сотрудников бесплатно, не учитывая их, просто дозагружая партии.
В этом случае химчистка прямых дополнительных расходов практически не несет, и это подталкивает технолога к дальнейшим злоупотреблениям. Основное условие контроля за ситуацией - все вещи должны быть промаркированы и внесены в реестр или журнал учета приема-выдачи вещей с указанием фамилии сотрудника. Каждый владелец (управляющий) договаривается с персоналом о стоимости чистки для них. Радикально – это чистка за полную стоимость, но это очевидно спровоцирует недовольство персонала и напряжение в коллективе. Оптимальный вариант, на мой взгляд, чистка за 20% от прейскуранта, что скомпенсирует владельцу стоимость химикатов, электричества, воды, амортизацию оборудования, а для персонала будет приемлемой суммой. Накопившуюся за месяц задолженность за чистку собственных вещей можно вычитать из зарплаты, а управляющему будет понятно какое количество вещей каждый сотрудник чистит по льготной цене ежемесячно. Нарушение правил чистки собственных вещей должно наказываться денежными штрафами, причем ответственность должна лежать на всей бригаде (аппаратчик, приемщица, гладильщица).
Персонал чистит вещи знакомых или организаций, которые обратились непосредственно к ним, не проводя вещи по кассе.
При условии маркировки и фиксации всех вещей такое злоупотребление выявляется путем анализа сумм и количества вещей, почищенных сотрудником за месяц по льготной цене. Ежемесячная сумма и количество льготных вещей может быть ограничено. Кроме того, администрация может договориться с сотрудником о выплате определенных комиссионных за клиентов, привлеченных им. Контроль за данной ситуацией можно осуществлять с помощью видеокамеры около машины химчистки и на выходе из химчистки, а также на основании журнал учета загрузки машины, который обязан вести аппаратчик. Видеокамера позволяет нам определить количество загрузок и количество загруженных вещей, а при необходимости и идентифицировать их, а в журнал технолог должен записать номер и время загрузки, выбранную программу чистки и номера вещей, загруженных в машину. Сравнение этой информации позволяет выявить неучтенные вещи, прошедшие обработку. Видеокамера на входе и выходе из химчистки позволяет определить объем вносимых и выносимых вещей каждым сотрудником. Особенное внимание стоит уделять утренним и вечерним часам, когда руководства нет в цехе. Персонал должен быть ознакомлен с теми штрафами и наказаниями, которые последуют при выявлении нарушений. Бригада должна нести корпоративную ответственность за выявленные злоупотребления.
Оформление приемщицей фиктивного «возврата» на заказ с присвоением денежных средств.
Способы борьбы в данном случае - процедура оформления «возврата» с участием руководителя. Приемщица не имеет права самостоятельно возвращать денежные средства потребителю без письменного разрешения управляющего.
Приемщица не оформляет квитанцию БСО постоянному клиенту, делая ему значительную скидку на чистку, и кладет деньги себе в карман.
В должностной инструкции приемщицы должно быть отмечено, что это серьезное административное нарушение. Наказанием за него могут быть крупный штраф и увольнение. Кроме этого профессиональные ассоциации в городах часто собирают информацию о недобросовестных сотрудниках, и найти работу в отрасли в дальнейшем такому человеку будет сложно. Кроме этого персонал должен знать, что при возникшем конфликте с клиентом из-за «левого заказа» вся ответственность будет лежать на сотруднике, а сумма исков бывает значительной. Для предотвращения такой ситуации необходимо иметь видеокамеру на месте приема заказа. Она поможет Вам отследить количество клиентов и количество сдаваемых ими вещей, а затем сравнить эту информацию с записями в журнале учета приема-выдачи заказов. Особое внимание следует уделять приему заказов в утренние и вечерние часы, приему заказов у постоянных клиентов и приему заказов, когда на приемке находится только один клиент. Часто постоянные клиенты оставляют свои сумки с заказами на приеме, и ссылаясь на отсутствие времени не дожидаются оформления заказа. В таком случае приемщица обязана указать в журнале учета приема-выдачи номер заказа, фамилию заказчика и время приема, заполнив все остальные данные в журнале учета и оформив квитанцию позднее. В конце смены приемщица должна фиксировать в журнале учета приема-выдачи вещей количество принятых и выданных вещей, общую сумму принятых заказов, сумму оплаченных заказов, с выделенной суммой заказов, оплаченных после получения (запись об оплате выданного заказа после получения делается в журнале учета в день оплаты), сумму денег, сданных администратору, остаток денежных средств на кассе, которую утром проверяет сменщица. Для профилактики злоупотреблений и проверки ведения учета в химчистке необходимо ежемесячно проводить инвентаризацию вещей в цехе и приемных пунктах, сравнивая остатки вещей с информацией журнала приема-выдачи заказов, номерами заказа, маркировкой и квитанциям.
Самая эффективная мера по предотвращению злоупотреблений – оснащение цеха и приемных пунктов системой автоматизации химчистки. Она четко связывает квитанцию с вещами и их маркировкой, отслеживает движение вещи от приема заказа до его выдачи и оплаты, контролирует движение вещей от цеха до приемных пунктов. Решается проблема автоматизации приемных пунктов с помощью размещения базы данных в «облаке». Кроме борьбы со злоупотреблениями автоматизированная система поможет Вам более эффективно управлять производством, поддерживать сбалансированную ценовую политику, проводить экономический анализ, осуществлять и анализировать маркетинговые компании, вести компании лояльного клиента.
И последнее - руководитель должен раз и на всегда понять - без активного участия в работе собственного предприятия, понимания технологического процесса, налаживания статистического учета и контроля, прибыли можно ждать очень и очень долго. И именно от вас, как руководителя, зависит отношение к работе и психологический климат в коллективе, когда каждый сотрудник понимает, что от финансового результата и стабильности предприятия зависят и лично его зарплата, премии и другие меры поощрения.
