Даже когда работодатель уже разослал уведомления своим работникам, процедуру нужно будет повторить в том случае, когда на работу будет принят новый сотрудник (письмо Минтруда от 10.09.2020 №14-2/ООГ-14696). Исключением являются только те, кто трудоустроен по внешнему совместительству – они будут уведомлены по основному месту работы.

Работник, которого своевременно не уведомили о предстоящем переходе на электронные трудовые книжки, вправе сообщить об этом в трудовую инспекцию. Отсутствие уведомление расценивается как нарушение трудового законодательства, компанию могут оштрафовать на крупную сумму – от 30 000 до 50 000 рублей (п.1 ст.5.27 КоАП).

Уведомление работодатель составляет в письменной форме. Также работника можно уведомить:

• электронным письмом, если оно подписано цифровой подписью;
• скан-копией документа, отправленного на e-mail;
• письмом через специальные мобильные и веб-сервисы.