Агбис объясняет нюансы работы с квитанциями

Критерии, по которым химчистки-прачечные разделяют заказ, оформляя несколько квитанций к фактически одному заказу, могут быть разные. Например:

1. Сроки выдачи изделий. Чтобы клиент мог забирать вещи по готовности.

2. Ассортимент. Например, текстиль и кожу разносят по разным квитанциям, потому что у них разные предупреждения.

3. Внутренняя политика компании. Например, в некоторых компаниях есть лимиты на количество вещей в одной квитанции.

Вот какие результаты получила Компания «Агбис» в ходе опроса:

34% - Разделяют заказ по ассортименту.

31% - Разделяют по дате выдачи.

17% - Есть ограничения по количеству позиций в заказе.

11% - Разделяют по иной причине.

37% - Не разделяют заказ.

По результатам опроса очевидно, что чаще всего разделение заказа идет по дате выдачи изделий, либо по ассортименту. Компания «Агбис» проводит анализ каждого варианта ответов.

Дата выдачи

31% химчисток-прачечных разделяют вещи клиента по разным заказам в зависимости от срока готовности этих вещей.

На что стоит обратить внимание, когда клиент сдаёт вещи с разным сроком готовности? Хочет ли клиент приезжать за своими вещами несколько раз? Как показывает практика, этот простой вопрос зачастую игнорируется. Если клиент планирует забирать все вещи вместе, оформляйте один заказ - так проще, быстрее и дешевле.

К слову, в случае деления заказа на несколько, увеличивается количество сообщений о готовности. Если при таком сценарии Вас не устраивает стоимость СМС, то можно отправлять сообщения клиенту в WhatsApp.

Знаете ли вы, что программа «Агбис» поддерживает частичную выдачу вещей из заказа?

Например, если вы отправляете клиенту ссылку на заказ, то он может самостоятельно отслеживать, какие вещи готовы, а какие ещё нет. Если решит забрать пораньше часть вещей, то сможет это сделать. А приёмщик сможет их легко выдать. Но не забывайте брать подпись клиента о получении части вещей из заказа!

Ассортимент

По ассортименту заказы разделяют 34% участников опроса.

Чаще всего это делают потому, что набор предупреждений, например, по текстильным вещам, отличается от набора предупреждений для изделий из кожи. Конечно, это актуально только для тех компаний, у которых разные наборы предупреждений для разных номенклатурных групп. Но таких, наверное, большинство.

Речь идет о предупреждениях, которые размещаются в Квитанции-договоре после всех услуг. Там указываются сроки ответственного хранения, ссылки на ГОСТ, претензии к качеству и другие значимые пункты Договора.

Как не делить заказ без необходимости?

Есть некоторые профессиональные «хитрости», применение которых позволит оформлять все вещи в одном заказе без потери сервиса. Потому что один заказ:

- оформляется немного быстрее, чем несколько;

- требует меньше расходников;

- является более клиентоориентированным (меньше бумаг, меньше подписей, оплата всего одна);

- легче контролируется.

Не все знают, но в системе «Агбис» есть типовая квитанция, которая группирует изделия по типам предупреждений. В начале размещаются вещи одной группы и предупреждения по ним. Затем вещи другой группы и предупреждения по ним.

Выводы

Вещи разных групп можно принимать в одном заказе без потери юридической защищённости.

При такой архитектуре квитанция, естественно, получается длиннее. Но если оформлять вещи в разных заказах, то расход бумаги будет закономерно ещё больше.

Но главное это то, что оформлять все вещи клиента в едином заказе - быстрее и проще для всех!

Гипертрофированный пример такой квитанции можно посмотреть ниже. Там и постельное, и мех, и текстиль (текст предупреждений условный, он лишь демонстрирует структуру квитанции).

Если хотите посмотреть, как будет выглядеть такая квитанция на примере ваших реальных заказов, свяжитесь со специалистами «Агбис».

Агбис, компания - это специализированное программное обеспечение для автоматизации химчисток и прачечных, позволяющее построить эффективное управление и упростить контроль над всеми процессами предприятия химчистки
контакты компании